Casuta postalaÎn ciuda faptului că tehnologia promite o viaţă de lux, mulţi dintre noi ajungem la concluzia că mai degrabă consumăm din ce în ce mai mult timp având grijă de căsuţele poştale propriu-zise şi digitale. Redu din încărcătura de stres cu acest ghid folositor.

 

 

 

Dacă erai muncitor, să spunem înainte de 1980, ai fi avut un număr mic de căsuţe poştale de care să te îngrijeşti. Dacă erai o za importantă în lanţul executiv, probabil ai fi avut o căsuţă poştală chiar la locul de muncă şi ai fi primit mesajele telefonice de la secretarul de birou. Acasă, poştaşul ţi-ar fi adus corespondenţa şi ai fi primit alte mesaje telefonice care erau înregistrate de cineva care a fost acasă ori acestea nu erau înregistrate deloc dacă nu era nimeni prin preajmă să răspundă la telefon. Cam aşa se prezenta situaţia. Patru căsuţe poştale dacă erai o persoană ocupată şi jumătate pe atât dacă erai un om de rând.


Pe de altă parte, muncitorul modern are acum un număr mult mai mare de căsuţe poştale: atât fizice cât şi digitale, cum ar fi adrese de e-mail, mesagerie vocală, inboxuri pentru o varietate de reţele sociale şi servicii online şi toate acestea sunt la plural.


Scopul listei următoare este de a vă ajuta să analizaţi situaţia inboxurilor (atât fizice cât şi digitale) pe care le posedaţi în viziunea reducerii numărului acestora.


1. Decide numărul exact de inboxuri pe care îl ai. Probabil vei avea nevoie de pix şi hârtie sau deschide un document TXT pentru a ţine evidenţa următorilor paşi:

▪ Câte inboxuri ai? Pentru ce servesc acestea? Fi sigur că introduci şi adresele de email mai puţin folosite şi pe cele pe care le-ai folosit o singură dată

▪ Câte mesagerii vocale ai? Pentru ce servesc acestea?

▪ În câte locuri acasă îţi vine corespondenţa? Este vorba despre căsuţele poştale de acasă.

▪ În câte locuri la serviciu îţi vine corespondenţa? Este vorba despre căsuţele poştale de la serviciu.

▪ Ce alte puncte de colectare ai? Ia în considerare şi notificările primite pe telefon, pe notepad-ul ce îl ţii în buzunar etc. Acestea sunt inboxuri temporare pe care trebuie să le sortezi şi să le elimini la un moment dat.

În acest moment poţi rescrie lista pentru a grupa lucrurile după locaţie fizică şi scop. O serie de titluri deasupra listei pot fi Muncă, Acasă şi alte zone semnificative ale căsuţelor poştale, unde tu primeşti mesaje legate de hobby-ul tău sau de la o organizaţie de care aparţii.


2. Stabileşte dacă vreunul dintre inboxuri tale este inutil. Răspunsul tău imediat probabil va fi că niciunul dintre inboxurile tale ”nu dau pe afară”, dar aruncând o privire critică la lista pe care ai făcut-o anterior, un alt răspuns ar putea fi mai veridic. Dar dacă ai mesagerie vocală atât pe telefonul mobil, cât şi pe telefonul fix de acasă? Dacă ai două mesagerii vocale depinde numai de tine să decizi dacă merită dificultatea de a avea grijă de amândouă. Întrebări de luat în considerare:

▪ Pot persoanele care trimit mesaje pe un anumit inbox să fie trecute la un inbox nou?

▪ Inboxul respectiv, serveşte scopului sau utilizării iniţiale? Dacă nu, poate fi abandonat?

▪ Merită timpul pierdut pentru a avea grijă de acest inbox? Este el productiv? Din nou, întreabă-te dacă poate fi abandonat.



3. Când este posibil, uneşte inbox-urile. Tehnologia, pe lângă faptul că ne-a oferit mai multe lucruri care să ne ţină ocupaţi, de asemenea ne-a dat şi un număr foarte mare de soluţii de a uni uneltele şi sarcinile de lucru pentru a simplifica efortul muncii. La pasul anterior, v-aţi întrebat dacă este posibil ca persoanele care vă trimit mesaje la unul dintre inboxuri să fie redirecţionate către unul nou.

▪ Poţi da forward unui email către o singură adresă sau să foloseşti acea adresă pentru a te ocupa de conturi multiple? Gmail pune la dispoziţie o funcţie care permite administrarea conturilor de email multiple.

▪ Gândeşte-te la tranziţia mesageriei vocale, când este posibil, la Google Voice. Tranziţia poate fi făcută cu uşurinţă şi o singură mesagerie vocală ar putea aduce beneficii.

▪ Dacă nu poţi să uneşti inboxurile sau să reduci numărul lor la unul singur, încearcă să le faci mai eficiente. Spre exemplu, dacă îţi displace să verifici mesageria vocală, ai putea să te gândeşti să adaugi instrucţiuni în mesajul de răspuns al căsuţei vocale, cum ar fi ”Verific această mesagerie vocală o dată pe zi. Dacă apelul dumneavoastră este urgent, vă rog să mă sunaţi la birou pe numărul 072xxxxxxx.”


4. Stabileşte un program de curăţare a inboxului şi respectă-l cu stricteţe. În mod normal, oamenii îşi verifică inboxurile în două moduri. Ori cu plăcere (gândeşte-te la senzaţia de bine când verifici un email personal să vezi dacă ai primit ceva amuzant sau când te loghezi pe Facebook să vezi dacă vreun prieten ţi-a trimis vreun mesaj) ori cu dezgust (gândeşte-te la mesajele vocale primite de la firmă). Soluţia din punct de vedere al eficienţei şi al sănătăţii mentale, este să îţi creezi un program fix pentru a-ţi administra inboxurile pe care trebuie să-l respecţi fără delăsări.

▪ Gândeşte-te care este cea mai potrivită perioadă a zilei când poţi verifica inboxurile. Grupează-le în funcţie de acest timp.

▪ Gândeşte-te care este cel mai practic loc de unde îţi poţi verifica şi căsuţa poştală propriu-zisă. O poţi verifica la 10:30 când vine poştaşul, dar dacă lucrezi la 50 de km depărtare nu va fi prea practic.

▪ Creează un program de întreţinere a inboxurilor. Un potenţial astfel de program ar putea fi: verifică-ţi inboxurile de muncă la 10:00 şi din nou înainte să pleci acasă, la ora 16:00; verifică-ţi inboxul personal la ora 19:00. Programul tău poate să varieze desigur, dar este important să-ţi creezi unul pentru a nu fi îngrijirea inboxurilor singura ta grijă.

Nu este mereu posibil să scapi în totalitate de un inbox, deşi ţi-ai dori foarte mult acest lucru. Dar dacă îţi petreci ceva timp încercând să determini câte inboxuri ai, să te uiţi de cele care pot fi unite într-unul singur şi dacă încerci să urmezi un program prestabilit de îngrijire a acestora astfel încât să nu rămâi blocat în această perpetuă buclă a emailurilor pe care le tot primeşti, poţi reduce considerabil stresul provocat de prea multe inboxuri.





Textul reprezintă traducerea articolului Reduce Your Inboxes to Streamline Your Workflow and Reduce Stress, publicat pe lifehacker.com.
Traducerea: Alexandru Olteanu

Write comments...
symbols left.
You are a guest ( Sign Up ? )
or post as a guest
Loading comment... The comment will be refreshed after 00:00.

Be the first to comment.